บทท 6 การจ ดการก บข อม ลในแฟ มเอกสาร

Transcription

1 บทท 6 การจ ดการก บข อม ลในแฟ มเอกสาร. การยกเล กการท างานค าส งส ดท าย (Undo) เพ อการยกเล กการท างานท ผ ดพลาด โดยจะเร มต นยกเล กจากจ ดส ดท าย หร อค าส งส ดท ายย อนกล บไปเร อย ๆ จนกว าจะยกเล กค าส งการท างาน ว ธ ท. คล กเมน Edit บนเมน บาร. คล กเล อกค าส ง Undo ว ธ ท. คล กป ม บนท ลบาร Standard หร อ. คล กต วเล อกข างป ม เพ อเล อกรายการยกเล กท ต องการ ว ธ ท กดป ม Ctrl บนค ย บอร ดค างไว แล วจ งกดป ม z (Ctrl + Z) เร ยนร โปรแกรม Microsoft Word. การท างานซ าคร งส ดท าย (Repeat) ในการพ มพ ข อม ลต าง ๆ ลงในเอกสาร บางคร งอาจจะม ข อความหร อประโยคท ใช งานบ อยคร ง หร อใช งานซ า ๆ ด งน นเพ อความสะดวกในการเพ มเต มประโยคท ซ า ๆ หร อซ าค าส งการท างานคร งส ดท าย ทางโปรแกรมไมโครซอฟต เว ร ดจ งจ ดท าโปรแกรมช วยงานน ข น แต ข นก บเง อนไขในการท างานคร งส ดท ายท จะต องเป น การแก ไขข อความ (Typing) เช น การเพ มเต ม การลบ การแก ไขข อม ล เป นต น การแก ไขร ปแบบ (Formatting) เช น การปร บปร งแก ไขต วอ กษรพารากราฟ, Section เป นต น โดยม ว ธ การด งน ว ธ ท. คล กเมน Edit บนเมน บาร. คล กรายการค าส ง Repeat ว ธ ท. คล กป ม บนท ลบาร Standard หร อ. คล กต วเล อกข างป ม เพ อเล อกรายการยกเล กท ต องการ ว ธ ท กดป ม Ctrl บนค ย บอร ดค างไว แล วจ งกดป ม z (Ctrl + Y) งานพ ฒนาส อ นว ตกรรมและเทคโนโลย เพ อการศ กษา โรงเร ยนส ราษฎร ธาน Page 7

2 . การต ด การย ายกล มข อม ลท ก าหนดไว ในคล ปบอร ด (Cut) เป นการต ด (Cut) หร อย ายข อความ (Text) ท ก าหนดจากแฟ มเอกสารไปเก บไว ในคล ปบอร ด (Clipboard) ซ งหมายถ ง พ นท หน วยความจ าช วคราวเพ อไว เก บข อความหร อกราฟฟ กท เก ดจากค าส ง Cut หร อ Copy และสามารถน าส งท เก บไว น ไปเก บไว ในแฟ มเอกสารใด ๆ ก ได ด วยค าส ง Paste. เล อกข อความท ก าหนด โดยการวางเคอร เซอร ไว หน าข อความท เล อกแล วกดป มเมาส ข างซ าย ค างไว แล วลากไปทางขวาจนกว าจะได ข อความ ท เล อก โดยจะส งเกตเห นแถบส ด าแสดงท บข อความท เล อก. คล กเมน Edit บนท ลบาร. คล กเล อกค าส ง Cut. ข อความท เล อกจะถ กย ายออกจากงานเอกสารไปเก บไว ท คล ปบอร ด เพ อรอค าส งต อไป. การการท าส าเนากล มข อม ลในคล ปบอร ด (Copy) เป นการท าส าเนาหร อค ดลองข อม ลหร อข อความ (Text) ท ค ดเล อกจากแฟ มเอกสารป จจ บ นไปเก บ ไว ในคล ปบอร ดโดยข อความท เล อกในต นฉบ บย งคงอย ท แฟ มเอกสารป จจ บ น. เล อกข อความท ต องการท าส าเนาหร อค ดลอก. คล กเมน Edit ท ท ลบาร. คล กเล อกรายการค าส ง Copy โดยข อความท เล อกย งคงอย ท เด ม 5. การวางกล มข อม ลในคล ปบอร ดลงบนแฟ มเอกสาร (Paste) เป นการท างานท เช อมต อจากค าส ง Cut หร อ Copy โดยการน าข อม ลท ได จากการต ด (Cut) หร อ ส าเนา (Copy) มาวางแทรก ณ ต าแหน งท ม เคอร เซอร กระพร บอย โดยท กล มข อความท อย ในคล ปบอร ด จะย งไม หายไปจนกว าจะม ข อความใหม มาแทนท. ท าการต ด (Cut) หร อส าเนา (Copy) ข อความท ต องการ. เล อนเมาส พอยน เตอร คล กในต าแหน งท ต องการ น าข อความไปวางแทรก. คล กเมน Edit บนเมน บาร. คล กเล อกค าส ง Paste ข อความจะปรากฎ ณ จ ดท เคอร เซอร กระพร บอย งานพ ฒนาส อ นว ตกรรมและเทคโนโลย เพ อการศ กษา โรงเร ยนส ราษฎร ธาน Page 8

3 6. การวางกล มข อความในคล ปบอร ดลงในแฟ มเอกสารหร อเช อมโยงก บแฟ มอ น ๆ (Paste Special). คล กเมน Edit บนเมน บาร. คล กเล อกค าส ง Paste Special. คล กเล อกรายการในไดอะล อกบ อก Paste Special Paste : การวางแทรกข อม ลลงในต าแหน งท ม เคอร เซอร กระพร บอย Paste Link : การวางแทรกเพ อสร างความส มพ นธ ของข อม ล (Link) จากโปรแกรมอ น Source : การแสดงรายการและแหล งท มาของรายการท สามารถวางแทรก (Paste) จาก คล ปบอร ด ซ งมาจากรายการเล อกจากช อง As: As : รายการแสดงประเภทร ปแบบท แตกต างก นให เล อกใช Float over Text : การวางข อความอย เหน อข อความ Display as Icon : การแสดงข อความหร อข อม ลในร ปแบบของ Icon 7. การลบข อความท ก าหนด (Clear) เป นการลบ (Clear) ข อความหร อร ปภาพท เล อกออกไปจากแฟ มเอกสาร โดยจะไม สามารถเร ยก ข อความหร อร ปภาพน นค นกล บด วยว ธ การ Paste แต สามารถเร ยกค นได ด วยว ธ Undo ของ Clear เท าน น. คล กเล อกรายการหร อข อความท ต องการลบท ง. คล ก Edit บนเมน บาร. คล กเล อกค าส ง Clear * อาจใช ป ม Delete บนค ย บอร ดแทนค าส ง Edit หร อ Clear ก ได เพ อความสะดวกและรวดเร ว 8. การเล อกข อม ลท งหมดในแฟ มเอกสาร (Select All) เพ อการเล อกข อม ลท งหมดในแฟ มเอกสารป จจ บ นส าหร บการก าหนดการใช งานต าง ๆ เพ อให เก ด ความสะดวกและรวดเร วท ส ด. คล ก Edit บนเมน บาร. คล กเล อกรายการค าส ง Select All. จะปรากฏแถบส ด าคล มข อความหร อข อม ลท งหมดในแฟ มเอกสาร หร อ กดป ม Ctrl + A บนค ย บอร ด งานพ ฒนาส อ นว ตกรรมและเทคโนโลย เพ อการศ กษา โรงเร ยนส ราษฎร ธาน Page 9

4 9. การค นหากล มค าในแฟ มเอกสารป จจ บ น (Find) เพ อการค นหาค าบางค า ส ญล กษณ บางอย างท ปรากฏอย ในแฟ มเอกสารป จจ บ นได อย างรวดเร ว โดยเพ ยงแต ก าหนดข อความหร อส ญล กษณ ท ต องการค นหาเท าน น. คล ก Edit บนเมน บาร. คล กเล อกค าส ง Find. ป อนข อม ลท ต องการค นหาและร ปแบบการค นหาโดยการกดป ม More ในไดอะล อกบ อก Find and Replace Find What : ช องเพ อการพ มพ ข อความท ต องการค นหา Match case : รายการให เล อก ถ าต องการค นหาข อความใน Find What โดยสนใจ ต วอ กษรใหญ ท ต างจากต วเล ก แต ไม สนใจขนาดหร อส วนหน งส วนใดของค า Find whole word only : รายการให เล อกถ าต องการค นหาโดยไม สนใจว าค าน น จะเป นต วอ กษรต วใหญ หร อเล ก แต จะไม เป นส วนหน งส วนใดของค าอ น Search : เป นรายการให เล อกว าจะท าการค นหาแบบไหน Up : ให โปรแกรมค นหาจากจ ดส ดท ายของเอกสารไปย งจ ดเร มต นของเอกสาร Down : ให โปรแกรมค นหาจากจ ดเร มต นไปย งจ ดส ดท ายของเอกสาร All : ให โปรแกรมค นหาท งหมด Find Next : เพ อการเร มต นค นหาข อความ Format :การก าหนดร ปแบบของข อความ พารากราฟ หร อร ปแบบ (Style) เป นต น. กดป ม Find Next เพ อการค นหา งานพ ฒนาส อ นว ตกรรมและเทคโนโลย เพ อการศ กษา โรงเร ยนส ราษฎร ธาน Page 0

5 0. การแทนกล มค าด วยข อความท ก าหนด (Replace) เป นค าส งเพ อการแทนท ข อความท ต องการจากการใช ค าส งค นหา (Find) ท าให การแก ไขค า หร อ ข อความท ผ ดพลาดสามารถท าได อย างสะดวกและรวดเร วข นเป นอย างมากด วยว ธ การง าย ๆ ค อ. คล ก Edit บนเมน บาร. คล กเล อกรายการค าส ง Replace หร อหากใช รายการค าส ง Find ให กดป ม Replace บนไดอะล อกบ อก Find and Replace. ป อนข อม ลท ต องการค นหาและข อม ลแทนท ในไดอะล อกบ อก Find What : ข อความท ต องการค นหา Replace with : ข อความท ต องการ แทนท ข อความใน Find What. คล กป มเล อกการแทนท Replace : ต องการแทนท เฉพาะ ข อความท ค นพบตรงน น Replace All : แทนท ข อความท งหมด ในแฟ มเอกสารด วยข อความใน Replace with. การย ายหน าเอกสารป จจ บ นไปย งหน าท ก าหนด (Go To) เป นค าส งเพ อการย ายการท างานจากหน าเอกสารป จจ บ นไปย งหน าเอกสารอ นหร อเพ อการค นหา หน าเอกสารท ต องการอย างสะดวกและรวดเร ว. คล ก Edit บนเมน บาร. คล กเล อกรายการค าส ง Go to. ป อนข อม ลเลขหน าท ต องการ. กดป ม Go to เพ อไปย งหน าเอกสารท ต องการ งานพ ฒนาส อ นว ตกรรมและเทคโนโลย เพ อการศ กษา โรงเร ยนส ราษฎร ธาน Page

6 . การแทรกข อความท ก าหนดไว แล ว (AutoText) เป นค าส งท ใช ในการก าหนดข อความอ ตโนม ต โดยผ ใช อาจจะก าหนดข อความ ร ปแบบต าง ๆ ท ม ก จะน าไปใช งานบ อย ๆ ไปเก บไว เพ อน าไปแทรกในแฟ มเอกสารเม อใช การแทรกด วยค าส ง Auto Text. คล ก Insert บนเมน บาร. คล กเล อกรายการ Auto Text. คล กเล อกรายการท ก าหนดให จากรายการท ปรากฏ หร อ. คล กเล อก Auto Text เพ อเล อกหร อก าหนดข อความอ ตโนม ต ท ต องการในไดอะล อกบ อก Auto Correct โอ โห ไมโครซอฟต เว ร ดสร างงานได มากมายอย างน เลยเหรอเน ย? งานพ ฒนาส อ นว ตกรรมและเทคโนโลย เพ อการศ กษา โรงเร ยนส ราษฎร ธาน Page